Infodoc en ligne

cahier-crayon

Dossier moteurs de recherche d’entreprise 3/6

Poster un commentaire

Troisième partie du dossier sur les moteurs de recherche d’entreprise. Les deux premières parties ont présenté le fonctionnement technique d’un moteur de recherche et les spécificités de la recherche en entreprise.

Cette semaine, posons nous la question : Quel est l’intérêt d’utiliser un moteur de recherche pour une entreprise ?

Deuxième partie – Un moteur de recherche d’entreprise pour quoi faire ?

A quoi peut bien servir un moteur de recherche dans une entreprise ? Pour répondre à cette question, nous allons d’abord voir les avantages que peut apporter un moteur de recherche d’entreprise, puis nous regarderons les différents usages qu’il peut en être fait un peu plus en détail avec des scénarii d’utilisation.

Quel est l’intérêt d’utiliser un moteur de recherche dans l’entreprise ?

La fonction de recherche sur un ordinateur personnel est rarement utilisée. D’une part, parce que le volume d’information qui y est stocké est relativement peu important et, d’autre part, parce que l’utilisateur de l’ordinateur sait généralement où il a rangé tel document et sait s’y retrouver dans son organisation, aussi obscure soit-elle pour un tiers.

En entreprise la situation est différente.

Les salariés savent généralement où sont rangés les documents qu’ils ont produits, les informations avec lesquelles ils travaillent tous les jours. Mais pour le reste c’est un peu plus compliqué.

Imaginons. Votre collègue a créé un document pour la réunion de vendredi prochain que vous voulez lire. Vous savez qu’il est stocké sur le serveur de fichiers partagé de l’entreprise mais vous ne savez pas où précisément et votre collègue n’utilise pas le même système de classement que vous. Suivant le nombre de fichiers, de dossiers et sous-dossiers sur ce serveur, vous pouvez perdre pas mal de temps à retrouver ce document.

bonhomme-interrogation

Il y a quelques années, pour tenter d’organiser ce fouillis de document que peut devenir un serveur partagé, on mettait en place le plus souvent une GED (Gestion Electronique de Documents), qui disposait de son propre moteur de recherche interne. Certes, cette méthode présente des avantages comme celui de mettre en place des règles de gestion des documents, de leur adjoindre des métadonnées (si tout le monde prend le temps de les renseigner). Mais c’est une solution lourde à mettre en place et à utiliser. Se doter d’une GED juste pour bénéficier de ses fonctions de recherche de document est un peu disproportionné. De plus, la recherche ne porte que sur les documents rentrés dans la GED et ne prend pas en compte d’autres entrepôts d’information.

Par exemple, les boîtes mails contiennent souvent des informations importantes (dans les courriels et les pièces jointes) mais dont le volume est important et qui sont donc parfois difficile à trouver.

Certains ont essayé de quantifier le temps passé par un salarié à rechercher une information ou un document dans le système d’information de son entreprise. Même si ces chiffres sont assez imprécis, cela permet de se faire une idée du temps que cette tâche peut prendre et de l’intérêt de bénéficier d’outils adaptés. Selon les sources, nous passons entre 20 et 30% de notre temps de travail à chercher des documents ou des informations.

Cela peut être d’autant plus inacceptable pour les salariés que, sur le web, ils disposent d’outils puissants, rapides et relativement efficaces pour trouver des informations. L’utilisation des moteurs de recherche pour trouver ou consulter quelque chose sur le web est devenue un automatisme. Les internautes ne retiennent plus les adresses URL, n’utilisent plus énormément les favoris, ils se contentent de taper le nom du site dans la barre de recherche de leur moteur préféré. Il est donc normal qu’ils souhaitent retrouver le même système et la même simplicité quand ils cherchent une information interne à l’entreprise.

Il est donc légitime qu’ils se posent la question : « Pourquoi ne peut-on pas avoir la même chose que Google pour rechercher des informations et documents dans l’entreprise ? »

Même si rechercher sur le web et rechercher dans l’entreprise ne sont pas tout à fait les mêmes choses, un moteur de recherche d’entreprise peut effectivement résoudre ce problème d’accès à l’information. (Voir dans la première partie Moteur de recherche web ou entreprise : quelles différentes ?)

Les moteurs de recherche permettent d’accéder plus facilement aux documents et informations mais ils permettent aussi de les trier plus facilement. Même si les salariés sont censés les éviter, de nombreux doublons existent. Il n’est pas rare de trouver plusieurs versions de travail rangées au même endroit ou plusieurs documents identiques disséminés dans plusieurs entrepôts de stockage.

Le moteur de recherche permet de visualiser ces doublons. Il permet aussi de les trier. En effet, le moteur de recherche, en plus du contenu du document, indexe aussi ses métadonnées (date de création, auteur…). Cela permet de faire le tri plus facilement et d’éviter d’ouvrir chaque document pour vérifier lequel est le bon.

dossiers-loupeLe moteur de recherche permet donc de retrouver des informations si on ne sait pas où elles sont rangées. Mais il permet aussi d’accéder plus facilement aux documents dont on connaît l’emplacement. Plutôt que de devoir ouvrir cinq ou six sous-dossiers avant de pouvoir accéder au document que l’on désire, il est plus rapide d’ouvrir le moteur de recherche, de taper sa demande et d’accéder au document directement depuis l’interface de résultats.

Aujourd’hui, le système d’information de l’entreprise comprend plusieurs entrepôts de stockage : le ou les serveurs de fichiers partagés, le serveur de messagerie, des applications métiers spécifiques, des bases de données…

Un moteur de recherche permet un accès unique à tous ces éléments du système d’information de l’entreprise. C’est un des principaux enjeux de ces outils à l’heure actuelle.

D’ailleurs, plutôt que de parler de recherche d’information, certains préfèrent parler d’Accès Unifié à l’Information (en anglais UIA pour Unified Information Access). L’accès unifié à l’information vise à améliorer l’efficacité, la pertinence et la catégorisation de l’information lors des requêtes émises au sein d’une organisation.

En plus d’un accès unique, les moteurs de recherche permettent aussi de mutualiser toutes ces informations. « Sortir l’information des silos » est une expression que l’on entend souvent à propos des moteurs de recherche. Il s’agit de retrouver automatiquement des liens entre les différentes informations stockées dans différents conteneurs.

BDD-relationelleVoici un exemple de mise en relation d’information : je fais une recherche sur un client de mon entreprise en tapant son nom. Bien sûr le moteur de recherche me remonte tous les documents qui portent son nom. Mais ce client est aussi identifié sous un numéro client dans d’autres documents. Le moteur de recherche, qui a repéré la correspondance entre le nom et ce numéro client dans une base de données me remonte aussi les documents où apparaît le numéro de ce client.

Les moteurs de recherche mettent donc en relation des données structurées et des données non structurées et peuvent leur donner du sens et même de les analyser pour en tirer ensuite des tableaux de bord ou des graphiques.

Les données structurées sont des données organisées selon une structure qui facilite leur traitement automatique. Elles sont contenues entre autre dans les bases de données relationnelles. Les données structurées ne sont pas forcément accessibles aux humains.

Les données non structurées sont les données provenant de documents texte, d’images, de sons… Elles peuvent être facilement analysées par des humains mais les machines ont du mal à les traiter.

On constate donc qu’un moteur de recherche permet bien plus de choses que simplement indiquer où se trouvent informations et documents.

A suivre mardi prochain…

About these ads

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s