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Dossier moteurs de recherche d’entreprise 4/6

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Toujours dans les possibilités d’usage offertes par les moteurs de recherche d’entreprise, cette semaine, nous nous attardons sur quelques cas concrets d’utilisation.

Deuxième partie – Un moteur de recherche d’entreprise pour quoi faire ? (suite)

Quels sont les usages possibles d’un moteur de recherche d’entreprise ?

La principale fonctionnalité d’un moteur de recherche est de permettre de retrouver de l’information. Mais ils peuvent faire plus que cela. Suivant la stratégie dans laquelle ils s’intègrent et suivant les fonctionnalités déployées, ils peuvent permettre de mettre en place différents scénarii d’utilisation.

Rechercher de l’information

bouton_searchL’utilisation la plus simple d’un moteur de recherche est de permettre de retrouver facilement et rapidement des informations dans un espace de stockage unique. Il s’agit de mettre en place un outil pour rechercher sur le serveur partagé de l’entreprise. C’est assez rapide et facile à mettre en œuvre.

Dans le cas où plusieurs sources de données différentes doivent être indexées par le moteur, il faut s’assurer que l’on dispose bien des connecteurs nécessaires.

 Mettre en relation et enrichir les données

Le projet est un cran au-dessus s’il s’agit de mettre en relation des données contenues dans différents entrepôts de stockage et de leur donner du sens les unes par rapports aux autres.

Pour enrichir les données indexées, les moteurs de recherche se basent sur des vocabulaires métiers, des listes d’autorités, des thésaurus et autres référentiels terminologiques préexistants.

Ces vocabulaires sont une aide à la recherche. L’utilisateur effectue sa recherche en langage naturel comme il en a l’habitude et l’outil réalise une correspondance avec les termes du vocabulaire pour ressortir les résultats correspondants.

Ils permettent aussi d’établir des correspondances entres les données. J’ai cité un peu plus haut l’exemple de la mise en relation du nom du client et de son numéro d’identification. Les moteurs de recherche peuvent aussi établir des liens entre les concepts contenus dans les documents du moment que ces liens sont représentés dans les thésaurus et autres vocabulaires.

connect-puzzleIls peuvent simplement servir à relier des acronymes avec leur forme développée. Par exemple, si j’indique au moteur de recherche que MSI veut dire management des systèmes d’information, que je tape comme requête une forme ou l’autre, il me remontera indifféremment les documents où figure l’un ou l’autre des termes.

Plus élaboré : mon référentiel terminologique indique au moteur de recherche que le concept de bassin de vie est lié au concept bassin d’emploi. Si je fais une recherche pour remonter les documents traitant du concept de bassin de vie, l’outil est alors en mesure de me suggérer des documents parlant de bassin d’emploi.

Pour ces deux exemples, si l’outil n’avais pas été en mesure d’établir des liens, il aurait fallu que je fasse deux recherches, pour autant qu’au préalable j’ai moi-même fait ces liens.

L’analyse sémantique, qui est de plus en plus intégrée à la recherche d’information, permet aussi d’enrichir les données et de faire remonter des résultats plus précis. Elle se base sur des cartouches de connaissances qui répertorient les principaux concepts d’un domaine de connaissance et les relations qu’il y a entre eux. Cela permet de donner au moteur de recherche les clés pour comprendre les documents, leur donner du sens et ainsi améliorer la recherche.

Surveiller son environnement

Les moteurs de recherche d’entreprise peuvent également être utilisés pour faire de la veille.

Pour la veille, on pense surtout que les informations recherchées se trouvent en dehors de l’entreprise. Mais pas seulement. Eric Debonne estime que 50% de l’information utile à la veille est déjà disponible dans l’entreprise. On voit donc que faire de la veille c’est aussi explorer les sources de données de l’entreprise, tâche pour laquelle le moteur de recherche interne est tout à fait indiqué.

Par ailleurs, certains moteurs de recherche offrent des services pour accéder à l’information en mode push, où l’information est transmise à l’utilisateur sous forme d’alerte automatique, sans qu’il ait besoin d’effectuer la requête. C’est par exemple le cas du moteur Polyspot qui propose de se créer des alertes mails pour une ou plusieurs requêtes. Cela permet vous permet d’être alerté automatiquement si un de vos collègue fait rentrer de nouvelles informations sur votre sujet de veille dans le système d’information de l’entreprise.

bonhomme-jumelles

Prendre des décisions

Un autre domaine où un moteur de recherche a une carte à jouer est la Business Intelligence ou informatique décisionnelle.

La Business Intelligence permet l’aide à la décision. Il s’agit d’analyser, à l’aide de solutions informatiques, de gros volumes de données afin d’en dégager des informations nouvelles sur lesquelles les décideurs peuvent s’appuyer pour prendre des décisions.

Les outils décisionnels regroupent les différentes sources de données de l’entreprise dans un « datawarehouse » afin de pouvoir y appliquer des traitements automatiques qui permettent ensuite de ressortir ces informations sous forme de rapports ou de graphiques ou autres outils de reporting.

Les outils de Business Intelligence présentent plusieurs inconvénients :

  • Ils ont tendance à ne prendre en compte que les données structurées, alors que les données non structurées peuvent être plus nombreuses en volume et contenir également des informations intéressantes ;
  • Ils sont lourds à mettre en place ;
  • Ils nécessitent une phase d’apprentissage importante du fait des nombreux paramètres à prendre en compte dans la génération des rapports.

Les moteurs de recherches sont prévus pour traiter des volumes de données de plus en plus importants. Mais ils ne sont pas seulement capables de ressortir des listes de résultats à partir d’une requête. Ils peuvent aussi analyser ces données et en ressortir des représentations.

Par rapports aux outils de Business Intelligence traditionnels, ils présentent les avantages de prendre en compte les données non structurées et d’être facilement pris en main par les utilisateurs, grâce à leur interface simplifiée et intuitive.

Même s’ils s’avèrent moins puissants que les outils dédiés Business Intelligence, ils sont de bons compléments à ces types d’outils et permettent de valoriser les informations de l’entreprise.

Les moteurs de recherche d’Exalead et Sinequa proposent entre autres des fonctionnalités d’analyse de données de type décisionnel.

graphiques

A suivre…

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