Dossier Documentation modulaire 2/5

Première partie : Le principe de la documentation modulaire (suite)

La suite de la première partie avec la présentation d’un cas concret pour mieux comprendre les concepts exposés la semaine dernière.

(Pour (re)lire l’article précédent)

1.7. Cas concret

Sur son blog, J.M. Pascal présente un cas concret d’utilisation de la documentation modulaire pour répondre à un appel d’offres.

Pour répondre à un appel d’offres, une entreprise doit réaliser une proposition commerciale répondant aux besoins debonhomme-pile-classeurs l’acheteur et à son cahier des charges. Cette réponse prend la forme de plusieurs documents bureautiques détaillant les propositions de l’offreur et ses justifications.

Une société utilisant la documentation modulaire a déjà à sa disposition un catalogue de références clients, des architectures et des méthodologies, des propositions commerciales modèles…

« L’utilisateur responsable de la réponse aura simplement à assembler les principaux composants (jusqu’à 80 % du document) en quelques clics et travailler sur les derniers 20 % (le cœur même du métier). »

Dans le cas d’une entreprise n’utilisant pas la documentation modulaire, elle se servira d’une ancienne proposition commerciale qu’elle adaptera en faisant du copier/coller, en mettant à jour les informations, en les complétant. Tout cela avec le risque d’oublier d’effacer des références au client précédent, de laisser des informations non mises à jour, d’avoir des problèmes pour adapter la mise en forme…

A mon avis, prétendre que 80% des éléments d’un document comme une proposition commerciale peuvent être repris tels quels est un peu beaucoup. Il faut souvent adapter des éléments génériques au contexte dans lequel ils vont être utilisés. Mais l’idée générale est bien là : on dispose d’une base de contenus et de modèles qui permettent de faire gagner du temps dans la constitution d’un document que l’on peut ensuite adapter à son contexte d’utilisation. Et surtout ces contenus et modèles sont partagés entre tous les salariés de l’entreprise. Ce partage de l’information conduit à une meilleure efficacité.

Un système de documentation modulaire peut représenter pas mal d’avantages pour une entreprise :

  • Un gain de temps dans la production et la publication des documents,
  • Une meilleure qualité pour les documents (tant au niveau du contenu que de la forme),
  • Une unité et une cohérence entre les contenus et les visuels des documents,
  • Un partage et une valorisation accrus des informations.

Une réflexion sur “Dossier Documentation modulaire 2/5

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