Dossier Documentation modulaire 3/5

Après les concepts théoriques de la documentation modulaire et un cas concret, voici les outils. Voyons quels sont les spécificités des outils permettant de gérer un fonds de documents modulaires.

Deuxième partie : La gestion de contenu par composant

La documentation modulaire est un concept, une méthode pour produire des documents autrement qu’en utilisant les outils bureautiques classiques. Mais elle a aussi besoin d’outils adaptés pour être mise en place dans les entreprises.

Les outils permettant d’utiliser la documentation modulaire sont appelés systèmes de gestion de contenu par composant (SGCC) ou « Component Content Management System (CCMS) que l’on pourrait traduire en français par Système de Gestion de Contenu Structuré (ou Fragmenté) ».

Ces outils permettent donc « d’organiser et de gérer du contenu au niveau granulaire, plutôt qu’à celui du document entier comme c’est le cas dans un système de GED classique.» Si le niveau d’unité de l’information change, les SGCC ne sont pas pour autant totalement opposés aux outils de GED.

Ces deux types d’outils partagent d’ailleurs des fonctionnalités communes pour tout ce qui relève de la gestion de l’information. C’est ce qu’explique cette définition du projet C2M.

Définition d’un CCMS par le projet C2M

Définition d’un CCMS par le projet C2M

« Comme les CMS classiques, les CCMS permettent notamment la centralisation, le stockage et la sécurisation de l’information, apportent des fonctionnalités de recherche avancée, ainsi que des fonctions liées à la maîtrise du processus documentaire (cycle de vie, versionning, historique, etc.). »

Plus en détail, les fonctionnalités que l’on demande aux outils de GED et qui sont intéressantes pour les CCMS sont :

  • L’ajout de métadonnées et les référentiels de classement afin de pouvoir organiser le fonds de contenu et de pouvoir les retrouver plus facilement ;
  • La prise en compte du cycle de vie et de la gestion des versions afin de pouvoir être sûr de disposer de la dernière version à jour du contenu ;
  • Un moteur de recherche qui tient compte du contenu et des métadonnées avec des fonctions de recherche avancée ;
  • Des fonctions permettant de gérer plusieurs utilisateurs avec des rôles et des droits différenciés en fonction des contenus;
  • Des fonctions collaboratives et de worflow ;
  • Des fonctions d’administration de l’outil.

Par contre, des fonctionnalités comme la numérisation, la gestion de l’archivage, ou la prise en compte des e-mails ne sont pas intéressantes pour un système de SGCC.

Comme les GED, les SGCC doivent pouvoir gérer différents formats : du texte bien sûr, mais aussi des images, des vidéos… qui viennent illustrer les documents et sont du contenu à part entière.

Les SGCC ont en plus des fonctionnalités leur permettant de gérer l’assemblage des contenus et leur publication sous différents formats. Entre autres :

  • La sélection des contenus dans la base et leur assemblage dans une table des matières ;
  • La gestion des liens et des références entre les contenus et les documents qui les utilisent ;
  • La structuration sémantique des contenus (tel élément est un titre, tel élément est une citation…) ;
  • La gestion des modèles et des feuilles de styles pour la mise en pages des contenus ;
  • La gestion des canaux de publication pour pouvoir publier les documents en différents formats.

Ces outils sont bien souvent basés sur des standards XML qui permettent de manipuler de la documentation modulaire. Il est possible de créer des documents modulaires en utilisant directement ces standards comme DITA XML par exemple, tout comme il est possible de créer un site web en écrivant directement les lignes de code HTML et autres.

Mais les SGCC permettent de disposer d’interfaces graphiques qui facilitent le travail tout comme les éditeurs WYSIWYG facilitent la conception d’une page web.

Comme les deux prochains mercredi seront des jours de fête, il n’y aura pas de publication. Je fais une pause pendant deux semaines et vous donne donc rendez-vous le mercredi 7 janvier pour la suite de ce dossier.

Je vous souhaite à tous de passer de bonnes fêtes de fin d’année.

Cloches de Noël

5 réflexions sur “Dossier Documentation modulaire 3/5

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  4. Bonjour, Merci pour ce dossier…
    L’usage du terme de documentation modulaire me semble faire ici référence plus à une terminologie marketing (sur le site de solan, on y mentionne un message pour une offre commerciale d’un éditeur logiciel). Il est important de repérer qui utilise quel terme.
    Les rédacteurs techniques utilisent également ce terme documentation modulaire (http://www.redaction-technique.org/redacteur-technique/format-structure-dita-xml/du-document-a-la-base-documentaire-modulaire/).

    Mais ceux qui produise cette documentation, qui l’utilise n’utilise jamais ce terme ! Dans les entreprises et industries, on parlera de documentation technique, en informatique, de Manuel de l’Administrateur, …. Bref, modulaire renvoie à une fonctionnalité de production éditoriale et non à un genre de document.

    Le terme « composant » me semble plus juste que les termes « structuré » ou « fragment ». C’est d’ailleurs le terme utilisé depuis de nombreuses années – la documentation technique et les standard comme DITA ou docbook ont plus de 10 ans. Je ne comprends pas pourquoi Scenari a cherché (comme Antidot d’ailleurs avec modulaire) à nommer différemment ces méthodes et outils ? (ou plutôt si, je comprends que c’est une démarche marketing).

    Avec « structuré ou fragment » : on reste dans une vision d’un document assez monolithique, « simplement » structuré ou fragmenté – votre exemple de l’épi de maïs est adapté à cette approche. Tableau, images, annexes sont des fragments d’un même document.
    Le terme « composant » ouvre quant à lui, le champ des possibles à des unités recomposables dans d’autres documents – votre exemple de l’épi de maïs est moins pertinent ici, ou alors avec une visée de maïs transgénique ! La notion de composants me semble plus riche, car elle inclut bien sûr des composants de contenu mais également des composants de tâches, d’applications. Il me semblerait pertinent de conserver cette spécificité et de ne pas confondre avec des logiciels d’édition numérique plus traditionnels qui structurent un contenu certes en fragments comme DAISY par ex (http://www.daisycms.org/), mais qui ne permet pas une gestion de composants documentaires. On les nomme parfois des CMS éditoriaux.

    Ces deux familles de logiciels correspondent à deux niveaux d’applications différents et des caractéristiques variables (souplesse, richesse des fonctionnalités de gestion des composants, multilinguisme, … ).

    Vous allez peut être parler de DITA, DocBook, … et de leur philosophie dans les prochains numéros ?

    En attendant, excellent réveillon de Nouvel An !
    Sylvie D

    • Merci Sylvie pour ce commentaire enrichissant et votre explication terminologique.
      Pour moi les termes composant ou fragment sont synonymes et incluent bien la possibilité de réutilisation de ces éléments dans différentes publications.
      J’aborde en effet DITA et DocBook dans le prochain article mais sous l’angle d’une présentation pour comprendre la base de ce dont il s’agit, comme moi je les aient découverts et j’ai essayé de les comprendre il y a quelques mois.
      Si vous repassez par ici la semaine prochaine vous pourrez sûrement compléter mon propos.

      Bonne année 2014.

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