Dossier Documentation modulaire 5/5

Quatrième partie : Les inconvénients de la documentation modulaire

On l’a vu précédemment, les avantages de la documentation modulaire sont très intéressants en matière d’efficacité. Mais toute médaille a son revers. La documentation modulaire présente aussi des inconvénients dont il faut être bien conscient avant de décider de se lancer dans un projet de ce type.

4.1. Peu adaptée aux contenus littéraires et créatifs

Tous les types de documents ne sont pas faits pour être produits de cette façon. La documentation modulaire est surtout efficace en ce qui concerne la documentation technique. C’est d’ailleurs pour ce type d’information que les standards de la documentation modulaire étaient destinés à l’origine (comme DITA XML).

Ce type de contenu s’y prête bien, car pour tout ce qui est caractéristiques techniques, précautions d’emploi, instructions de travail… tout cela est écrit une fois pour toute et ne subit que très peu de modifications en fonction du contexte. Les contenus sont également indépendants les uns des autres et n’ont de ce fait aucun problème à être réutilisés. On n’est pas obligé de lire un manuel technique de A à Z pour en comprendre le sens, mais bien souvent, on se contente seulement de la partie qui nous intéresse.

Par ailleurs, la mise en forme de ces contenus techniques doit être fonctionnelle, mais ne demande pas d’effort de création. Il est donc facile de l’automatiser.

Pour des documents de communication élaborés, leur mise en forme est bien souvent travaillée avec des outils de PAO. Il est donc possible de réutiliser des contenus se trouvant dans la base (pas la peine de les réécrire) mais il faudra travailler la mise en forme indépendamment.

Pour un document très littéraire, avec une articulation forte entre les différents contenus qui le composent, la documentation modulaire pose des contraintes fortes.

Puisqu’elle repose sur le principe que chaque contenu doit pouvoir être réutilisé dans un contexte différent, il ne faut pas de références à d’autres parties du document. Par exemple, on doit bannir les expressions comme « ci-dessus », « précédemment ».

 4.2. Une nouvelle façon de travailler

Chaque contenu doit être rédigé indépendamment du document dans lequel il va être inséré pour éviter les références liées à un contexte particulier. Cela demande de s’habituer à une autre façon de rédiger qui peut être assez perturbante pour les collaborateurs. Et ce d’autant plus que la façon d’écrire est quelque chose d’assez personnel. Cela peut provoquer des résistances, comme le fait de devoir suivre une structure de contenu imposée.

La mise en forme des documents est automatisée. Le fait que les utilisateurs ne puissent plus avoir la main sur la mise en forme de leurs documents peut, là aussi, être frustrant.

Les collaborateurs doivent donc être formés à une nouvelle méthode de production de leurs documents en plus de la formation technique aux nouveaux outils (qui peut être assez complexe si les utilisateurs doivent manipuler du XML par exemple).

 4.3. Penser la modification des contenus

« La difficulté est que chaque document devient en fait un réseau d’unités d’informations . Il est donc nécessaire d’administrer ce réseau en tant que tel, notamment lors des mises à jour des modules de base : si la note n du document A doit être modifiée, cette note doit-elle ou non être également modifiée dans le document B où elle apparaît aussi. ? »

Faut-il créer une nouvelle brique de contenu, au risque de surcharger la base ? Comment s’assurer que la modification faite sur un module de base ne change pas le sens des documents où il est présent ? Comment s’organise la gestion des versions ? Dans le cas d’une documentation multilingue, comment se passe le lien entre les mêmes contenus en différente langue et leur mise à jour ?

Ce sont là quelques-unes des questions auxquelles il faut réfléchir quand on met en place un système de documentation modulaire.

Quand on modifie un grain de contenu, cette modification se répercute à tous les documents qui l’utilisent, pour autant que ces documents soient encore dans le système.

Après leur publication, les documents sont sortis du système pour être diffusés. Ils ne peuvent donc pas bénéficier de la mise à jour.

Afin de toujours bénéficier de la dernière version des documents, les utilisateurs doivent à chaque fois retourner chercher le document original dans le système.

 4.4. Des documents tous sur le même modèle

La documentation modulaire fonctionne avec des modèles types de document, notamment pour ce qui est de la mise en forme et de la publication.

On doit déterminer des types de documents et leur structure qui doit toujours être la même.

Une proposition commerciale doit toujours comporter les mêmes éléments, dans le même ordre.

 4.5. La possibilité de modifier les contenus en dehors du système ?

La documentation modulaire fonctionne avec des contenus génériques. Mais dans certains cas, les contenus doivent être adaptés au contexte ou au destinataire pour être plus efficace. Par exemple, un contenu utilisé dans une présentation type power point peut demander à être synthétisé.

L’idéal est que le format de publication du document soit modifiable par l’utilisateur avec des outils standards.

Mais si plus de la moitié du document est modifiée après sa sortie du système, à quoi cela sert-il d’utiliser la documentation modulaire ?

2 réflexions sur “Dossier Documentation modulaire 5/5

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